Datové schránky jsou jedním z prvků komunikace mezi lidmi a záleží vždy na tom, jakým způsobem se využijí, zda k restriktivním opatřením, nebo ku prospěchu všem. V současné době se používají pro obecné doručování, tedy pro odesílání a přijímání elektronických souborů (dokumentů) s orgány státní správy. Zákon již postavil datové schránky do stejné roviny s papírovými listovními zásilkami a v některých případech je dokonce datové schránky plně zastupují. Zda budou povinné pro každého z nás, se zatím neví, dá se to však do budoucna očekávat.
V současné době rozlišujeme dva způsoby zřizování datových schránek. První způsob je automatické vytvoření všem fyzickým a právnickým osobám a institucím, kterým to nařizuje zákon. Druhým způsobem je zřizování schránek na žádost klientů.
Zákon nařizuje vytvořit datovou schránku těmto subjektům:
Státním orgánům veřejné moci, zdravotním pojišťovnám, územně samosprávným celkům, státním fondům, Českému rozhlasu a televizi a všem samosprávným komorám zákonem odvozeným. Dále jsou to právnické osoby buď zapsané v obchodním rejstříku, nebo jakožto orgán veřejné moci, všechny podnikající osoby fyzické v oboru daňových poradců, advokátů a insolvenčních správců, nebo statutárních auditorů.
Datové schránky na vlastní žádost si mohou zřídit:
Všechny fyzické osoby s občanstvím České republiky, nebo cizí státní příslušníci. Dále všichni podnikatelé, jakožto fyzické osoby, buď registrovaní v České republice, nebo i zahraniční podnikatelské subjekty. Mohou to být také různé nadace, příspěvkové organizace, spolky, společenství vlastníků jednotek, církve, ústavy, zkrátka všechny právnické subjekty, které nejsou registrované v obchodním rejstříku. Do seznamu patří i zahraniční právnické subjekty tohoto typu, které nejsou registrované v České republice. Datovou schránku na vlastní žádost si může zřídit navíc i kterýkoli orgán veřejné moci.